實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理小知識(shí)：內(nèi)部審核程序準(zhǔn)備工作

實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理小知識(shí)：內(nèi)部審核程序準(zhǔn)備工作

內(nèi)審準(zhǔn)備

內(nèi)審準(zhǔn)備大致包括五方面內(nèi)容：制定內(nèi)審計(jì)劃、組成內(nèi)審組、文件審核、編制檢查表和通知受審部門并約定審核時(shí)間。策劃結(jié)果應(yīng)形成書面文件，主要包括內(nèi)審計(jì)劃、內(nèi)審組成員名單、內(nèi)審用工作文件和資料(包括檢查表)、內(nèi)審?fù)ㄖ取?/p>

1. 制定內(nèi)審計(jì)劃

內(nèi)審計(jì)劃有年度計(jì)劃或附加內(nèi)審(專項(xiàng)內(nèi)審)活動(dòng)計(jì)劃兩類。年度內(nèi)審計(jì)劃是內(nèi)審策劃的總綱，附加內(nèi)審計(jì)劃一.般可參考年度內(nèi)審計(jì)劃制定，只不過涉及的范圍有限。

為確保質(zhì)量管理體系的有效性、適宜性，滿足法律、法規(guī)、顧客及認(rèn)可機(jī)構(gòu)的要求以及按規(guī)定的要求合理有效地開展內(nèi)審，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)制定年度內(nèi)審計(jì)劃。制定年度計(jì)劃應(yīng)考慮實(shí)驗(yàn)室的需要、內(nèi)審員的情況、外部(如認(rèn)可機(jī)構(gòu)/顧客)的要求和有關(guān)法律、法規(guī)的要求等。年度計(jì)劃的內(nèi)容包括：內(nèi)審目的、依據(jù)；內(nèi)審范圍、區(qū)域、部門、要素(過程)、場(chǎng)所；內(nèi)審的頻次及大致的時(shí)間安排(如某月、某旬或某周)。

年度計(jì)劃的形式有集中內(nèi)審和滾動(dòng)內(nèi)審兩種。集中式內(nèi)審計(jì)劃是在某個(gè)規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)，安排所確定的全部?jī)?nèi)審內(nèi)容；滾動(dòng)式內(nèi)審計(jì)劃則是在不同的時(shí)間段內(nèi)，分別安排所確定的內(nèi)審內(nèi)容。兩種年度計(jì)劃的比較如表所示。

跟蹤審核是對(duì)內(nèi)審不符合項(xiàng)糾正措施的實(shí)施情況和有效性進(jìn)行的審核，必要時(shí)實(shí)驗(yàn)室可制定跟蹤審核計(jì)劃，跟蹤范圍應(yīng)僅限于內(nèi)審不符合項(xiàng)。附加內(nèi)審是指在年度內(nèi)審計(jì)劃以外安排的內(nèi)審。在管理體系運(yùn)作中當(dāng)發(fā)生的不符合或偏離導(dǎo)致對(duì)實(shí)驗(yàn)室符合其政策和程序，或與內(nèi)審依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則、體系文件等的符合性產(chǎn)生懷疑時(shí)，應(yīng)盡快對(duì)相關(guān)活動(dòng)區(qū)域啟動(dòng)附加審核。附加審核計(jì)劃應(yīng)根據(jù)具體情況制定，常在糾正措施實(shí)施后進(jìn)行，以確定糾正措施的有效性。僅在證實(shí)了問題嚴(yán)重或?qū)π?zhǔn)/檢測(cè)結(jié)果有危害時(shí)，才有必要進(jìn)行附加審核。

內(nèi)審計(jì)劃可按部門或過程(要素)編寫。若按部門、場(chǎng)所審核，應(yīng)注明所審核的相應(yīng)過程(要素)； 若按過程(要素)審核，則注明所審核的相關(guān)部門。滾動(dòng)式內(nèi)審宜按部門審核。

內(nèi)審計(jì)劃的具體內(nèi)容應(yīng)與被審核方的規(guī)模和復(fù)雜程度相適應(yīng)。在制定計(jì)劃時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)檢測(cè)/校準(zhǔn)質(zhì)量有直接影響的過程(要素)以及重要職能部門安排較多的審核時(shí)間，以確保在有限的時(shí)間內(nèi)有效地完成審核。

內(nèi)審計(jì)劃中應(yīng)包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的審核。ISO/IEC17025對(duì)最高管理者、技術(shù)管理層和質(zhì)量主管的職責(zé)極為重視，他們的職責(zé)將反映在質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)和程序文件中，并在相關(guān)過程中體現(xiàn)出來。因此在內(nèi)審時(shí)應(yīng)予充分關(guān)注，并安排足夠的時(shí)間。

2. 組成內(nèi)審組

在進(jìn)行內(nèi)審前，質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)內(nèi)審活動(dòng)的目的、范圍、部門、過程(或要素)以及內(nèi)部?jī)?nèi)審日程安排，任命內(nèi)審組長(zhǎng)及內(nèi)審員，組成內(nèi)審組。如果內(nèi)審組只需一名內(nèi)審員，則內(nèi)審由內(nèi)審組長(zhǎng)單獨(dú)進(jìn)行。

內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)有較多的審核經(jīng)驗(yàn)和組織管理能力，內(nèi)審員的專業(yè)最好與所審核部門相應(yīng)。在資源允許的情況下，內(nèi)審員不應(yīng)審核與自身有直接責(zé)任關(guān)系的工作，通常還應(yīng)征得所審核部門的同意。特殊情況下，內(nèi)審組可吸收業(yè)務(wù)專家參加。

內(nèi)審組成立后，組長(zhǎng)應(yīng)明確各成員的分工和職責(zé)，盡量安排具有專業(yè)能力的內(nèi)審員審核檢測(cè)/校準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)過程。內(nèi)審員應(yīng)按分配的任務(wù)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括熟悉審核所依據(jù)的文件、現(xiàn)場(chǎng)審核的檢查表和上次審核中的不符合項(xiàng)。

3. 文件審核

文件初審的任務(wù)在于收集與受審核部門質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件，并根據(jù)審核準(zhǔn)則，對(duì)其符合性和有效性進(jìn)行審核。在審閱程序文件時(shí)，不僅要檢查該部門主要業(yè)務(wù)工作的程序文件，還要檢查與其他部門的接口是否明確、內(nèi)容是否協(xié)調(diào)。如果發(fā)現(xiàn)質(zhì)量手冊(cè)不符合要求，可報(bào)告質(zhì)量負(fù)責(zé)人，通過管理評(píng)審由最高管理者決策修改。

對(duì)實(shí)驗(yàn)室通用文件要收集齊全，并檢查外來文件的現(xiàn)行有效性。對(duì)重要的質(zhì)量記錄，如最近的內(nèi)審報(bào)告及其附件(不符合項(xiàng)報(bào)告)以及前幾次內(nèi)審糾正措施的實(shí)施記錄等，應(yīng)預(yù)先審閱。其他記錄由于數(shù)量較大，可在現(xiàn)場(chǎng)隨機(jī)抽樣。作業(yè)指導(dǎo)書--般也可在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)檢查。內(nèi)審員在文件初審時(shí)，應(yīng)做好記錄，以便在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)落實(shí)查證。記錄格式可以自己設(shè)計(jì)。

形式審查主要是審核文件的發(fā)布、生效日期；審核和批準(zhǔn)是否按規(guī)定權(quán)限進(jìn)行；是否按規(guī)定進(jìn)行文件編號(hào)；是否有頁(yè)碼、結(jié)束標(biāo)記、章節(jié)標(biāo)記、文件名稱；所有修改處是否有明確的修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)及說明等。

質(zhì)量手冊(cè)初版或換版后，應(yīng)審核是否包括實(shí)驗(yàn)室的基本信息，如規(guī)模、服務(wù)范圍、人員配置、組織機(jī)構(gòu)、聯(lián)絡(luò)方式等；組織機(jī)構(gòu)設(shè)置是否合理，文字描述與框圖是否一致；質(zhì)量方針是否由最高管理者制定并體現(xiàn)承諾；對(duì)管理體系要素的描述是否滿足標(biāo)準(zhǔn)/準(zhǔn)則的要求，是否符合實(shí)際情況等。

程序文件是手冊(cè)中相關(guān)要求的具體化，應(yīng)與手冊(cè)統(tǒng)一協(xié)調(diào)， 無矛盾及遺漏；具可操作性，即有明確的目的、范圍、職責(zé)，有正確表達(dá)活動(dòng)的順序和方法，有檢查評(píng)價(jià)的方法；具系統(tǒng)性，即各程序邏輯上獨(dú)立，與相關(guān)活動(dòng)有清晰明確的接口；具完整性，即對(duì)標(biāo)準(zhǔn)/準(zhǔn)則中要求的以及實(shí)際需要的各項(xiàng)活動(dòng)，都有具體實(shí)施的規(guī)定。

4. 編制檢查表

檢查表是審核前需準(zhǔn)備的重要工作文件，也是審核的原始資料之一。通過編制審核表，內(nèi)審員可明確抽取對(duì)象、抽樣方案；使內(nèi)審程序規(guī)范化，減少隨意性和盲目性；始終保持明確的內(nèi)審目標(biāo)和進(jìn)度，針對(duì)事先精心考慮的主要問題進(jìn)行調(diào)查研究；減少重復(fù)的或不必要的工作量；提高內(nèi)審的針對(duì)性和條理性，樹立專業(yè)內(nèi)審員的職業(yè)形象。檢查表內(nèi)容的選擇，取決于被審核部門的工作范圍、職能、抽樣方案及審核要求和方法。

檢查表應(yīng)按認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)/準(zhǔn)則和質(zhì)量手冊(cè)的要求編寫，以全面檢查管理體系及其要素的活動(dòng)結(jié)果是否符合要求；由于文件和記錄數(shù)量很多，需要抽樣，則抽樣應(yīng)有代表性；估計(jì)所需的審核時(shí)間，并留有一定的富裕時(shí)間，以便需增加審核內(nèi)容或增加審核深度時(shí)，不必修改計(jì)劃或延長(zhǎng)審核時(shí)間；不僅應(yīng)有要調(diào)查的問題，用來判別質(zhì)量活動(dòng)是否與標(biāo)準(zhǔn)/準(zhǔn)則或手冊(cè)的規(guī)定相符，而且還應(yīng)有具體的檢查方法，如抽什么樣本、數(shù)量多少、問什么問題、觀察什么事物等。內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)所分擔(dān)的審核任務(wù)、部門或要素，結(jié)合受審對(duì)象(部門或要素)的特點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)檢查。

在準(zhǔn)備階段，已精心設(shè)計(jì)了檢查表，內(nèi)審員之間的檢查內(nèi)容也已經(jīng)過協(xié)調(diào)，所以一般不要輕易偏離檢查表而另提問題或另選樣本。為達(dá)到內(nèi)審目的，必要時(shí)也可進(jìn)行調(diào)整，但應(yīng)避免顧此失彼。

5. 通知受審部門并約定審核時(shí)間

在年度內(nèi)審計(jì)劃中規(guī)定了對(duì)某部門或某要素的大致審核時(shí)間，一般只準(zhǔn)確到某月或某周，內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)在內(nèi)審前(一般5天左右)與受審部門負(fù)責(zé)人接觸，約定有關(guān)事項(xiàng)，確認(rèn)內(nèi)審計(jì)劃、內(nèi)審人員、聯(lián)絡(luò)員、具體內(nèi)審日期以及某內(nèi)審員承擔(dān)審核的要素或部門等雙方關(guān)心的問題和制定內(nèi)審日程表，使內(nèi)審能順利進(jìn)行。同時(shí)便于受審部門進(jìn)行自查，有利于協(xié)調(diào)配合。

來源：環(huán)境監(jiān)測(cè)與分析